IT-Ausstattung und -Beschaffung

Ihr Ansprechpartner bei allen IT-Beschaffungen (Hard- und Software) sind die IT-Verantwortlichen der IT GW in Ihrem Fachbereich/Institut. Die IT GW übernimmt die Beratung bei der Geräteauswahl, stellt die erforderlichen Anträge, führt die Beschaffung durch, konfiguriert und testet die Geräte und vereinbart mit Ihnen einen Auslieferungstermin.

Die Beschaffung von Hardware unterliegt den Beschaffungs- und Ausschreibungsrichtlinien der Freien und Hansestadt Hamburg, wird von der zuständigen lokalen IT-Abteilung bzw. der IT GW veranlasst und durch die Einkaufsabteilung der UHH ausgeführt. Mit Rahmenvertragspartnern werden von der UHH Standardkonfigurationen entwickelt, die das Beschaffungsverfahren und den Support vereinfachen und wirtschaftliche Preise ermöglichen. Zeit- und personalaufwändige Ausschreibungen, freihändige Vergaben oder Vergleichsangebote entfallen bei den standardisierten Geräten. Nur in begründeten Ausnahmefällen und nur nach vorheriger Absprache mit der IT und dem Einkauf der UHH dürfen Beschaffungen außerhalb von Rahmenverträgen durchgeführt werden.

WICHTIGE HINWEISE:

Geräte, die ohne Absprache mit der lokalen IT/IT GW oder ohne Einhaltung der auf dieser Seite erläuterten Beschaffungsrichtlinien der UHH angeschafft wurden, erhalten keinen Support.
Alle Geräte sind nach den Vorgaben der Anlagenbuchhaltung zu inventarisieren und mit Barcode-Aufklebern zu versehen.
Keine Doppelausstattung aus IuK-Haushaltsmitteln: Es wird eine Rechner-Ausstattung pro Beschäftigte(r) bereitgestellt (Desktop- oder Mobilgerät).
Eine Neuausstattung bzw. ein Ersatz aus IuK-Mitteln ist nach fünf Jahren möglich.
Alle Geräte sind Eigentum der UHH und sind unabhängig von der Finanzierung der Beschaffung bei Beschäftigungs-/Projektende an die zuständige IT zurückzugeben.
Software-Lizenzen der UHH dürfen nur durch den berechtigten Personenkreis (Antragsteller/-in, Beschäftigte, ggf. Studierende) und den Nutzungsvereinbarungen und Lizenzverträgen entsprechend installiert und verwendet werden. Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses/Studiums dürfen die bereitgestellten Software-Lizenzen nicht weiter genutzt werden und sind zu deinstallieren und an die Abteilung als Rückgabe zu melden, von der Sie die Software-Lizenz erhalten haben.
Beschädigungen, Diebstahl und Verlust sind unverzüglich gemäß UHH-Regelungen der lokalen IT zu melden. Nutzen Sie dabei bitte unser Formular für die Meldung von Diebstahl oder Verlust von IT-Geräten (PDF).

Welche Geräte kann ich bekommen?

Für die Arbeitsplatzausstattung haben Sie die Wahl zwischen einem Desktop-Gerät oder einem Laptop mit Arbeitsplatz-Bundle (Monitor inkl. Dock/Hub, Tastatur, Maus sowie ggf. Adapter) nach UHH-Standard. Zudem haben Sie die Wahl zwischen standardisierten Windows- oder Apple-Systemen.

Die aktuellen Modelle und Gerätekonfigurationen finden Sie auf der Webseite der IuK-Haushaltskommission unter "Standardkonfigurationen 2024", die Seite ist nur per UHH-Login im Intranet der Universität erreichbar.

Weichen Ihre Ausstattungsbedarfe von den Standards ab oder benötigen Sie Zusatzgeräte, so teilen Sie dies bitte mit einer fachlichen Begründung (s. u.: Beschaffung aus IuK-Haushaltsmitteln) Ihrer lokalen IT im Fachbereich bzw. der IT GW mit.

Die Finanzierung von Tablet-Systemen (z. B. Apple iPad oder Samsung Galaxy Tab) aus IuK-Haushaltsmitteln kann nur in besonderen fachlich detailliert begründeten Ausnahmefällen beantragt werden, jedoch nicht als persönliches Zweitgerät.

Die Abschreibungsfrist (Nutzungsdauer) der Geräte beläuft sich auf fünf Jahre. Aus IuK-MItteln beschaffte Geräte können nach fünf Jahren über das jährliche IuK-Antragsverfahren ersetzt werden.

Beschaffung aus zentralen IuK-Haushaltsmitteln

Für die Ausstattung mit Informations- und Kommunikationstechnik (IuK) wird von der Fakultät jährlich ein Antrag auf IuK-Haushaltsmittel (zentrale Investitionsmitteln der Universität) an die IuK-Haushaltskommission (IuK-HK) der Universität gestellt. Aus IuK-Mitteln beschaffte Geräte können nach einer Nutzungsdauer von fünf Jahren ersetzt werden, wenn der entsprechende Bedarf weiterhin besteht. Die Antragstellung erfolgt in der Regel anhand von Bestandslisten und Bedarfsabfragen in den Fachbereichen. Der Ersatz von Standard-Arbeitsplatzsystemen erfordern keine gesonderte Begründung.

Darüber hinausgehende Bedarfe und Sonderkonfigurationen, sog. Sonderbedarfe, müssen für jedes Gerät im Einzelnen nachvollziehbar und fachlich begründet werden. Aus dem Antrag muss hervorgehen, wie der spezielle Bedarf und die technische Konfigurationen fachlich begründet sind sowie ggf. wie das gewünschte Gerät in die vorhandene Infrastruktur integriert werden soll und das Betriebs- und Nutzungskonzept aussehen wird. Die Passung zur IT-Strategie und zum IT-Portfolio der Fakultät muss nachvollziehbar dargelegt werden.

Bei unvorhergesehenen Bedarfen (z. B. Ausstattung bei Neuberufung, Ersatz nach Defekt oder Diebstahl) kann über die IT GW ein IuK-Dringlichkeitsantrag gestellt werden. Der Vorgang benötigt aber längere Zeit für die Angebotserstellung, Antragstellung, Begutachtung, Mittelzuweisung, Beschaffung, Lieferung, Inventarisierung und technische Einrichtung der Hardware.

>> Weiterführende Informationen zu IuK-Anträgen

Beschaffung im Rahmen von Berufungen

IT-Bedarfe aus Berufungszusagen müssen über die lokale IT auf Fachbereichs- oder Fakultätsebene beschafft werden. Bitte stellen Sie dazu der lokalen IT den entsprechenden Teil der Berufungszusage zur Verfügung und sprechen Sie die konkreten Bedarfe und Wünsche ab. Auch hier müssen die Mittel zunächst beantragt und bereitgestellt, die Beschaffungsvorgänge abgewickelt, die Ware geliefert und die Geräte technisch eingerichtet werden, sodass die Ausstattung evtl. erst einige Zeit nach Ihrem Dienstantritt bereitgestellt werden kann. Bitte wenden Sie sich deshalb so früh wie möglich an Ihre lokale IT. Anders als bei normalen Berufungsmitteln stehen Ihnen evtl. genannte Summen nicht direkt zur eigenen Verfügung.

Im Rahmen von Berufungszusagen bereitgestellte IT-Mittel sind Haushaltsmittel der Universität Hamburg. Aus Berufungsmitteln getätigte Anschaffungen sind deshalb Eigentum der Universität Hamburg und nicht Eigentum des bzw. der Berufenen. Bei Verlassen der Universität Hamburg sind alle Geräte an die lokale IT zurückzugeben.

Beschaffung im Rahmen von Drittmittelzusagen

Drittmittelgeber erwarten in der Regel, dass die Arbeitsplatzausstattung der Mitarbeiter/-innen von der Universität gestellt wird. Bitte teilen Sie die Bedarfe frühzeitig der IT GW bzw. Ihrer lokalen IT mit.

Sollte der Drittmittelgeber Mittel für IT bereitgestellt haben, müssen auch in diesen Fällen die IT-Bedarfe bzw. Beschaffungsvorgänge über die lokale IT abgewickelt und die Regelungen für Beschaffung, Inventarisierung usw. eingehalten werden. Nach Ablauf des Drittmittelprojektes gehen die Geräte in den Besitz der Universität Hamburg über und müssen an die IT GW zurückgegeben werden.

Beschaffung aus Mitteln wie z.B. LOMI, persönliche Kostenstelle, NICHT IuK-Mittel

Auch in diesen Fällen müssen die IT-Bedarfe über die IT GW beschafft und die Beschaffungsregeln eingehalten werden.

Ihr Ansprechpartner für IT-Beschaffungen (Hard- und Software) sind die IT-Verantwortlichen bzw. die lokalen IT-Teams in den Fachbereichen der IT GW.

Aus dem Angebot eines unserer Rahmenvertragspartner schlagen wir Ihnen das passende Gerät vor bzw. nennen Ihnen den Preis. Von uns erhalten Sie einen ausgefüllten Bestellschein mit weiteren Informationen.

Die Bestellung wird von der Einkaufsabteilung ausgeführt und die Ware bei der für Sie zuständigen IT-Abteilung angeliefert. Wir informieren Sie, wenn das Gerät inventarisiert und technisch eingerichtet ist und an Sie übergeben werden kann.

Die aus diesen Mitteln angeschafften Geräte werden NICHT aus zentralen IuK-Haushaltsmitteln der Universität ersetzt und auch NICHT automatisch nach Ablauf der Abschreibungsfrist bzw. einer Nutzungsdauer von 5 Jahren getauscht!

Beschaffung und Nutzung von Software

Standard-Software (wie z. B. Office-Programme und Campus-Lizenzen) erhalten Sie über die lokale IT, für einige Software-Produkte muss ein personenbezogener Lizenzantrag im RRZ-ServicePortal gestellt und die Lizenzvereinbarung durch die Nutzerin/den Nutzer bestätigt werden (z. B. MS Office und Master PDF Editor). Software-Sonderbedarfe können mit entsprechender fachlicher Begründung der Nutzerin/des Nutzers über das Serviceportal beim Software-Team beantragt werden.

Bitte beachten Sie, dass Kosten für Apps, Software-Abonnements und Software-Wartungskosten nicht übernommen bzw. erstattet werden können. Es besteht zudem kein Anspruch auf eine bestimmte Software, wenn eine funktional vergleichbare Software vom Rechenzentrum bereitgestellt werden kann.

Bei der Beschaffung, Bereitstellung und Nutzung von Software sind die Verträge, Lizenzvereinbarungen und Nutzungsbedingungen strikt einzuhalten. Bei vielen Software-Produkten besteht aus lizenzrechtlichen Gründen eine Dokumentationspflicht; das heißt, das RRZ/die IT-Teams der UHH müssen die Installation von Programmen, die Nutzernamen, das Installationsdatum und die Anzahl der genutzten Lizenzen, zu unterzeichende Nutzungsvereinbarungen (Erklärung über den Erhalt und die Nutzung eines Software-Produktes) und ggf. weitere Daten (Seriennummer/UHH-Inventarnummer, Aufstellungsort des Rechners an der UHH, Benutzerkennung) dokumentieren.

Nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses muss die Nutzung der Software eingestellt werden, Installationen und Kopien der Software sind zu löschen und die Lizenzen über RRZ-Serviceportal zurückzugeben. Software-Produkte und -Lizenzen, die nicht mehr benötigt werden oder nach Vertrags-/Projektende nicht mehr genutzt werden dürfen, müssen dem RRZ und/oder lokalen IT-Team gemeldet werden, damit die Software deinstalliert wird und keine weiteren Kosten für nicht genutzte Lizenzen anfallen.

Siehe auch: Software-Ausstattung und -Beschaffung

Beschaffung von IuK-Zubehör gemäß UHH-Standardkonfigurationen

Zubehör muss bereits im Vorfeld bei der Beantragung von IuK/IT-Mitteln und Beschaffung von Geräten eingeplant und zusammen mit dem Rechner aus den entsprechenden Mitteln finanziert und beschafft werden:

Aus zentralen IuK-Haushaltsmitteln gekauftes Gerät: IuK-Standardzubehör wird zusammen mit dem Gerät (als funktionale Einheit) beantragt und von der IT auch zusammen mit dem Gerät beschafft. Dabei sind bei der IuK-Antragstellung die Standardkonfigurationen der UHH mit dem jeweils für einen Gerätetyp vorgesehen Zubehör zu berücksichtigen. Sonderbedarfe sind im Rahmen des IuK-Antrags explizit fachlich zu begründen.

Siehe dazu auch die Erläuterungen der IuK-Haushaltskommission der UHH (IuK-Budget als verwendungszweckgebundener Investitionstitel und GWG-Grenze) sowie die nicht vollständige Aufzählung mit Beispielen der nicht aus IuK-Mitteln finanzierbaren Komponenten, Zubehörteile, Verbrauchsmittel und IT-Dienstleistungen.
Aus anderen Mitteln (LOMI, eigene Kostenstelle, Projektmittel) gekauftes Gerät: Zubehör wird aus denselben Mitteln wie das Gerät beschafft.
Privat gekauftes (dienstlich genutztes) Gerät: Zubehör muss privat gekauft werden. Die dienstliche Nutzung von privaten Geräten berechtigt nicht zum Bezug von Zubehörteilen wie z. B. Adapter, Tastaturen, Mäuse, Trackpads usw. aus IT/IuK-Mitteln.

Sonstige Beschaffungen / Was kann nicht aus IuK-Mitteln beschafft werden?

Nicht alle elektronischen Geräte und IT-Zubehörteile können aus IuK- bzw. IT-Haushaltsmitteln beschafft werden, ebenso kein persönliches Büro- und Verbrauchsmaterial und kein Wunschzubehör. Die Geräte, Artikel, Komponenten und Dienstleistungen sind nicht Teil der IuK-Grundausstattung und haben in der Regel auch nicht den für IuK-Anträge und -Maßnahmen notwendigen Investitionscharakter. Dazu gehören insbesondere:

Mobile Speichermedien (externe Festplatten, Speicherkarten, USB-Sticks, CDs/DVDs),
Kartenlesegeräte,
Akkus, Batterien, Ladegeräte,
Webcams/Headsets/Kopfhörer (Wunschmodelle), Mikrofone
Kabellose Tastaturen/Mäuse und Wunschmodelle bei Eingabegeräten
Toner, Tinte, Druckmaterialien,
Smartphones/Handys, Tablets, Mobilfunkverträge,
Telefone, Faxgeräte, Anrufbeantworter,
Digitalkameras, Videokameras, Audio-/Videogeräte, Fernseher, Radios,
Diktiergeräte und Audiorecorder,
Dienstleistungen, Schulungen, Betriebskosten, Mieten, Leasing, Apps
Software: Die lokale IT finanziert keine persönlichen und projektbezogenen Software-Bedarfe; das Verfahren zur Beantragung von Software-Lizenzen ist oben auf dieser Seite beschrieben.
Drucker: Seit Einführung des neuen Druckkonzepts der UHH im November 2019 werden aus IuK-Haushaltsmitteln keine neuen Drucker beantragt und bereitgestellt; bitte nutzen Sie die zentralen TA-Multifunktionsgeräte mit CopyCard zum Drucken, Kopieren und Scannen.

Finanzierung: Die Beschaffung erfolgt im Regelfall aus der Kostenstelle der Nutzerin/des Nutzers bzw. aus der Kostenstelle für Büro-/Verbrauchsmaterial u. ä.

Beratung: Die lokale IT kann die Nutzerinnen und Nutzer, wenn es um Komponenten, Zubehör oder Erweiterungen für die von der IT GW beschafften und betreuten Geräte geht, bei der Modellauswahl, Konfiguration sowie bei Fragen der Kompatibilität unterstützen und bei Bedarf Angebote aus IT-Rahmenverträgen, aus LeanCat oder internen Shops für IT-Artikel einholen. Bei sonstigen Fragen zur Beschaffung, zu Angeboten und Rahmenverträgen unterstützt sie das für unsere Fakultät zuständige Dienstleistungszentrum Einkauf City Campus. Weitere Informationen zum Thema Einkauf finden Sie im KUS-Portal.

Auch bei diesen Beschaffungen sind die für bestimmte Produktgruppen bestehenden Rahmenverträge (z. B. für Windows-Hardware, Apple-Geräte, Bildschirme, Software, Büromaterial, Toner/Tinte), die Beschaffungs- und Vergaberichtlinien der Freien und Hansestadt Hamburg bzw. der Universität einzuhalten sowie die Anforderungen und Regelungen bzgl. der Wertgrenzen (PDF) zu beachten.

Bestellanforderung: Die Bestellung erfolgt nach Übermittlung einer PDF-Bedarfsanforderung oder eines SRM-Einkaufswagens der Nutzerin/des Nutzers an den Einkauf durch die für unsere Fakultät zuständige zentrale Beschaffungstelle, das DLZ Einkauf City Campus(einkauf-citycampus"AT"uni-hamburg.de). Weitere Informationen finden Sie in den Rubriken "Thema Bestellen" und "FAQ Einkauf UHH" im KUS-Portal der Universität.