Sprechstundenverwaltung mit dem Tool DFNTerminplaner

1. Dezember 2020, von eBüroGW-Team

Das Tool kann sowohl für Terminabsprachen in Gruppen (z.B. um Zeiten für synchrone Sitzungen abzustimmen) oder für die Sprechstundenverwaltung genutzt werden. Das spart kleinschrittige Organisation und wirkt sich angenehm auf Ihr Postfach aus. Bekannt ist die Funktionsweise des Tools von kommerziellen Tools wie etwa Doodle - allerdings punktet der DFNTerminplaner durch seine datenschutzrechtliche Unbedenklichkeit, da es den Vorgaben des Deutschen Forschungsnetzes unterliegt.

Sie erreichen das Tool über diesen Link: https://terminplaner4.dfn.de/ und können direkt Terminumfragen erstellen.

Zur Sprechstundenverwaltung sind folgende Einstellungen hilfreich, die Sie unterhalb des Beschreibungstexts unter „Optionale Einstellungen“ finden:

• Die Zahl der möglichen Zusagen für einen Slot sollte auf eine limitiert sein.

• Zusätzlich kann es sinnvoll sein den Link anzupassen (hier können Sie beispielsweise Ihren Namen verwenden), um einen Wiedererkennungswert zu erzeugen.

• Das Einrichten eines Passworts kann in Einzelfällen von Vorteil sein. Üblicherweise ist das nicht notwendig, weil ohnehin nur mit dem Zugangslink abgestimmt werden kann.

• „Einzig der Autor der Abstimmung kann die Ergebnisse einsehen“ sorgt dafür, dass nur Sie die Anmeldungen sehen können.

• Aktivieren Sie die Mailbenachrichtigungen, um über den Stand der Abfrage informiert zu werden.

• Im Beschreibungstext hat es sich als nützlich erwiesen, zu schreiben, dass nicht alle denkbaren Optionen angekreuzt werden sollen (denn dann sind ggf. alle Slots für alle Teilnehmenden als belegt markiert!), sondern nur ein Termin zu wählen ist.

Im zweiten Schritt können Sie die zur Verfügung stehenden Termine nach Datum und Uhrzeit einfügen. Dazu hilft auch das doppelte Pluszeichen am unteren Rand der Seite, das einen Datumsbereich anlegt.

Hinweis: Die Reihenfolge der Termine und Uhrzeiten kann nicht nachträglich bearbeitet werden. Um Verwirrungen zu vermeiden, legen Sie also möglichst alle angebotenen Termine mit Datum und Uhrzeit direkt an. Im Nachhinein ist es zwar möglich, weitere Slots einzurichten, diese werden jedoch nicht chronologisch eingeordnet.

Im dritten Schritt werden Sie zur Administrationsseite Ihrer Umfrage weitergeleitet. Speichern Sie unbedingt den Bearbeitungslink Ihrer Umfrage ab, um später darauf zugreifen zu können, um etwa Einstellungen zu ändern oder Sprechstundenslots hinzuzufügen oder zu entfernen. Den öffentlichen Link der Umfrage finden Sie ebenfalls hier, sodass Sie ihn an Ihre Studierenden weitergeben können.

Eine ausführliche Vorstellung des Tools und dessen Anwendungsmöglichkeiten finden Sie auf unserer Website über diesen Link. Dort können Sie die Handreichung ebenfalls herunterladen.