Digitale PrüfungenHinweise zur Aufbewahrung elektronischer Prüfungsdokumente in OpenOlat
1. Februar 2022, von eBüroGW-Team
Ende 2021 wurden vom Fakultätsrat der Geisteswissenschaften Änderungssatzungen zu den Prüfungsordnungen beschlossen. Mit diesen besteht nun eine sichere Rechtsgrundlage für die Abnahme von sog. „elektronischen Prüfungen“ sowie für die Durchführung anderer Prüfungsarten über eine elektronische Datenübertragung (Online-Prüfungen). Informationen dazu finden Sie in unserer Meldung vom 07.01.2022.
In diesem Zusammenhang soll darauf hingewiesen werden, dass Prüfungskurse von Take-Home-Exams aufgrund der Aufbewahrungsfrist nicht in den OpenOlat-Papierkorb verschoben werden sollen, weil dies zur Löschung des Kurses führt. Stattdessen können Sie die Prüfungsdaten aufbewahren, wie im Folgenden beschrieben:
- Indem Sie dem Prüfungskurs ein Enddatum geben, wird dieser zwei Monate nach Ablauf automatisch archiviert, aber nicht gelöscht.
- Alternativ können Sie den Status des Kurses nach der Prüfung manuell auf „Beendet“ setzen, sodass er unter dem Reiter „Kurse“ in der Kategorie „Beendet“ verschoben wird und damit archiviert ist.
Durch die Archivierung des Prüfungskurses wird sowohl Lehrenden wie Studierenden die Möglichkeit gegeben, auch nach der Prüfung noch lesenden Zugriff auf den Prüfungskurs zu erhalten. Eine Bearbeitung des Prüfungskurses ist dann nicht mehr möglich.
Wir empfehlen für jeden Prüfungsdurchgang einen separaten OpenOlat-Kurs anzulegen. Dadurch ist es ebenfalls einfacher zu kontrollieren, dass sich auch nur für die Prüfung zugelassene Studierende im Prüfungskurs befinden.
lv, 01.02.22